5 กรอบแนวคิด ก่อนปรับ Office สู่ Agile

Jun 04, 2019 S.Vutikorn

สำหรับบริษัทที่เตรียมเอาแนวคิดการทำงานแบบ Agile ไปประยุกต์ใช้งานกับองค์กรของตัวเอง แน่นอนว่าหนึ่งในกระบวนการสำคัญที่จะต้องถูกหยิบยกขึ้นมาพูดถึงไปพร้อมๆ กับการปรับโครงสร้างองค์กร ก็คือ การเปลี่ยนบรรยากาศในสำนักงานให้เอื้อต่อการทำงานแบบ Agile มากที่สุด

ถึงตรงนี้ หลายคนคงคิดไกลไปถึงการปรับปรุง Office ให้ทันสมัย มีกิมมิคเก๋ๆ มากมาย ชนิดที่ว่าโพสภาพลงโซเชียลมีเดียแล้วใครเห็นก็อดอิจฉาไม่ได้

 

แต่ก่อนจะไปถึงจุดนั้น BrandAge Online มี 5 ข้อคิดดีๆ จากดวงฤทธิ์ บุนนาค สถาปนิกชื่อดัง ผู้ก่อตั้งสำนักงานออกแบบ Duangrit Bunnag Architect Limited (DBALP) ที่จะมาช่วยวางกรอบความคิดในการทำ Office ให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุด

 

เพราะบางที ความโก้เก๋อาจไม่ใช่คำตอบที่ถูกเสมอไปก็ได้...

 

1.Function > Design

 

เรื่องแรกที่ถือเป็นพื้นฐานของการออกแบบสำนักงาน ก็คือ ฟังก์ชั่นการใช้งานต้องเพิ่มประสิทธิภาพ ไม่ใช่ลดทอนประสิทธิภาพ เพราะหลายครั้งที่งานออกแบบได้แค่ความสวยงามแต่พอเอาเข้าจริงๆ เวลาใช้งานกลับไม่ตอบโจทย์เท่าไหร่ ไม่ว่าจะเป็นการออกแบบแผนผัง ไปจนถึงการเลือกอุปกรณ์สำนักงานมาใช้ในบริษัท

 

งานออกแบบเรื่องฟังก์ชั่นมาก่อนเลย ต้องใช้งานได้จริงๆ เราต้องทำม็อกอัพสเกลหนึ่งต่อหนึ่งตลอด เพื่อให้รู้ว่าสามารถทำงานได้จริงๆไหม และต้องปรับแก้อะไร งานออกแบบเรื่องการใช้งานต้องมาที่หนึ่ง สวยก็ต้องสวย แต่ว่าสวยแล้วใช้งานไม่ได้ก็ถือว่างานออกแบบล้มเหลว

 

2.Culture > Fashion

 

ก่อนที่จะปรับเปลี่ยนสำนักงาน ดวงฤทธิ์ ย้ำว่าสิ่งที่ต้องทำก่อน ก็คือ การสำรวจวัฒนธรรมองค์กรทั้งหมด เพื่อหาข้อเท็จจริงว่าแท้ที่จริงแล้ววัฒนธรรมองค์กรจริงๆ แล้วเหมาะกับการทำสำนักงานแบบไหน เพราะถ้าหากมีการปรับเปลี่ยนสำนักงานไป แต่พฤติกรรมของคนในองค์กรยังไม่มีการปรับตาม ก็อาจจะเป็นการลดประสิทธิภาพในการทำงาน

 

สิ่งที่สำคัญมากๆ คือ วัฒนธรรมองค์กร ว่าองค์กรนั้นๆ เป็นแบบไหน บางแห่งนี่หัวหน้าพูดปาวๆ ว่าจะไปแบบนี้ๆ แต่ว่าลูกน้องไม่ใช่ก็ไม่เวิร์ค กลายเป็นทำไปเพราะหัวหน้าอยากได้แต่ว่าลูกน้องไม่เอา ลูกน้องอยากได้กำแพงสูงๆเป็นส่วนตัว เวลาผมเจอเคสแบบนี้ เราก็ต้องบอกเค้าตรงๆ ว่าพี่ไปเคลียร์กันก่อนไหม ก่อนที่จะไปต่อ เพราะงานดีไซน์ที่เราทำนี่เราต้องมั่นใจว่ามันเหมาะกับเขาจริงๆ 

ผมไม่ค่อยรับงานกับคนที่มองไม่ตรงกันเท่าไหร่ ผมเคยทำให้บริษัทลงทุนทางการเงิน เพราะเขาเห็นผลงานเราตอนทำสำนักงานให้ลีโอ เบอร์เน็ทแล้วชอบ แต่เอาจริงๆ ไปทำแล้วมันไม่เวิร์ค เพราะว่าเคมีไม่ตรงกัน

 

3.Place > Open Space

 

มาถึงเรื่องที่กำลังเป็นที่นิยม คือการปรับสำนักงานให้มี Open Space มากๆ เพื่อที่จะใช้เป็นเครื่องมือในการเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร

เกี่ยวกับเรื่องนี้ ดวงฤทธิ์ อธิบายวิธีการออกแบบสำนักงานที่นิยมใช้กันทั่วโลกว่ามี 2 แนวทางหลักคือ Open Plan กับ Conventional Cubicle ซึ่งในความเข้าใจของดวงฤทธิ์นั้นการทำงานแบบ Agile จะสอดคล้องกับ Open Plan มากกว่า เพราะ Workflow จะมีความคล่องตัวกว่า

สำนักงานแบบ Open Plan เหมาะกับงานออกแบบ งานที่ใช้ความคิดสร้างสรรค์ อย่างพวกผมทำงานออกแบบก็ใช้หลักการ Agile มานานแล้ว แต่ระยะหลังๆ สำนักงานพวกดิจิทัลก็พยายามจะหาวิธีที่ได้มาซึ่งกระบวนการความคิดสร้างสรรค์ เขาพยายามจะหาทางว่า Workflow แบบไหนถึงจะเอื้อกับการทำงานที่สุด บางสำนักงานถึงกับออกแบบไม่ให้มีโต๊ะทำงานส่วนตัว แต่ใช้เป็นล็อกเกอร์เก็บของแทน ซึ่งก็อาจจะเวิร์คกับงานประเภทหนึ่ง แต่บางที่ก็อาจจะไม่เวิร์ค 

ถ้างานต้องมีเอกสาร แบบ Office ผมนี่ไม่ได้เลย เพราะว่างานวาด งานสเก็ตต้องมีเอกสารของแต่ละคนเยอะมาก จึงจำเป็นต้องมี Place เฉพาะของแต่ละคน แต่ถ้าเป็นพวก Tech Startup อาจจะทำได้เพราะส่วนใหญ่ทำในคอมพิวเตอร์ และเก็บในเซิร์ฟเวอร์หรือคราวน์

 

ดวงฤทธิ์ อธิบายเพิ่มเติมว่า สิ่งที่ต้องศึกษาให้ดีก่อนการปรับปรุง คือ นิสัยคนไทยกับฝรั่งไม่เหมือนกัน ซึ่งบริษัทไหนที่ต้องการที่จะปรับสำนักงาน สัดส่วนที่เหมาะสมระหว่าง Open Plan กับ Conventional Cubicle ในมุมมองของดวงฤทธิ์ คือ 20-30% : 60-70%

 

คนไทยเหมือนแมว คือต้องมีสถานที่ของตัวเองนิดนึง ต่อให้ไปทำงานที่ร้านกาแฟถ้าเลือกได้ก็เลือกนั่งมุมเดิม คนไทยมีความยึดติดกับ Place ค่อนข้างมาก เพราะฉะนั้นถ้าจะทำ Open Plan ก็ต้องเข้าใจวัฒนธรรมของคนไทยตรงนี้ด้วย คือออกแบบให้มีโต๊ะประจำ แต่ถ้าเบื่อมากก็ไปนั่งทำงานในส่วนอื่นๆ ของ Office ตรงนี้ผมว่าได้

 

4. Connect > Disconnect

 

ทั้งนี้ทั้งนั้น ดวงฤทธิ์ กล่าวว่า การออกแบบสำนักงาน บางครั้งก็ไม่จำเป็นว่าจะต้องมีคำตอบเพียงเดียวเสมอไป โดยเฉพาะกับการจัดสรรพื้นที่ส่วนกลางซึ่งกำลังเป็นที่นิยม สังเกตได้จากหลายสำนักงานก็มีการทำเป็นมุมกาแฟ, ห้องซ้อมดนตรี, มุมพักผ่อนหรือสันทนาการ มีการวางเครื่องเล่น อาทิ โต๊ะพูล, โต๊ะโกลด์ไว้ในสำนักงานเป็นต้น

 

ผมมองว่าส่วนนี้เป็นกิมมิคที่จะบอกว่าฉันเป็นบริษัทที่มีความคิดสร้างสรรค์ ซึ่งบางที่ก็อาจจะเวิร์ค หรืออาจจะไม่เวิร์ค อย่างที่บริษัทผมก็เคยเอาโต๊ะโกลด์มาวาง แต่ไม่ค่อยมีคนเล่น พอมีคนมาเล่นเสียงก็ดังไปรบกวนคนที่ต้องการสมาธิทำงาน สุดท้ายก็ต้องย้ายออกไป ผมถึงบอกว่ามันไม่มีคำตอบเดียวจริงๆ 

แต่ถ้าจะให้คำแนะนำ ผมอยากให้คิดเรื่องการจัดสรรพื้นที่ให้เกิดการ Connect กันมากที่สุดอย่างไร อย่าลืมว่าการทำงานแบบ Agile ต้องการสถานที่ที่เอื้อต่อการ Collaboration ความสำคัญอยู่ตรงนี้ ห้องดนตรี ห้องกินข้าว กินกาแฟพวกนี้เวิร์ค โต๊ะปิงปองนี้อาจจะเวิร์คถ้ามีคนมาเล่นเยอะๆ แต่ถ้าเอามาวางเป็นกิมมิไม่เวิร์ค ห้องประชุมผมว่ายังคงต้องมีไว้ ถ้าเบื่อห้องประชุมก็ไปคุยที่ร้านกาแฟข้างนอกหรือมุมกาแฟได้ แต่เมื่อใดที่ต้องใช้ห้องประชุมก็ต้องใช้ เพราะการประชุมที่เป็นทางการยังต้องมี แต่จะคอนดักต์การประชุมไม่ให้น่าเบื่อนี่เป็นอีกเรื่องนึง

 

5. Context > Content

 

อีกสิ่งหนึ่งที่ดวงฤทธิ์ ย้ำในการสัมภาษณ์ ก็คือ งานที่ดีและมีประสิทธิภาพนั้น สำนักงานเป็นเพียงส่วนหนึ่งของเหตุผลเท่านั้น แต่ถ้าจะให้ดีจริงๆ ต้องถอยกลับมามองที่ภาพใหญ่ นั่นคือ Context หรือบริษทโดยรวมนั้นเอื้อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์หรือไม่

 

จริงๆ แล้ว การได้มาซึ่งความคิดสร้างสรรค์ ไม่ได้มาจาก Process แบบเก่าที่ Input เข้าไปใน Process แล้วออกมาเป็น Output แต่มันมาจากการเอาตัวเราเข้าไปในบริบท แล้วเราถามตัวเองว่า What is Possible with in This Context? โดยมองไปรอบๆ ว่าเรามีอะไร และอะไรที่เป็นไปได้บ้าง ภายใต้เงื่อนไข อาทิ มีเงินเท่านี้, เศรษฐกิจเป็นแบบนี้ คนมีเท่านี้ ฯลฯ

ผมพูดว่า Context Create Possibility น่าจะลงตัวกว่า เพราะต้นกำเนิดมันมาจากคำนี้ ต้องมองเห็นคำว่า Possibility ก่อนว่าทำได้ แล้ว Idea จะตามมาที่หลัง

 

Pics : unsplash.com

Copyright © 2015-2016 บริษัท ไทยคูน-แบรนด์เอจ จำกัด.
All rights reserved.